Informacijos srautas, kuris niekada nemiega
Pabuskite rytą ir pirmiausia ką padarote? Tikriausiai griebiatės telefono. Naujienos, pranešimai, el. laiškai – viskas laukia jūsų dėmesio. Bet štai problema: kol perskaitysite vieną straipsnį, pasaulyje jau įvyko dar dešimt svarbių dalykų. Jei dirbate srityje, kur informacija yra galia – o tai šiais laikais galioja beveik visur – praleista žinia gali reikšti praleidžiamas galimybes, konkurencinį trūkumą ar tiesiog jausmą, kad plaukiate prieš srovę.
Aš pats ilgą laiką bandžiau sekti viską rankiniu būdu. Prenumeravau dešimtis naujienlaiškių, turėjau atidarytas keliolika skirtukų naršyklėje, nuolat naršiau socialinę mediją. Rezultatas? Chaosas. Nuolatinis nerimas, kad kažko nepastebėjau, ir paradoksali situacija – skaitydamas viską, iš tiesų nesupratau nieko. Tada supratau, kad reikia sistemos. Ne bet kokios, o tokios, kuri dirbtų už mane, ne aš už ją.
Kodėl jums iš tiesų reikia stebėjimo sistemos
Gal manote, kad tai tik didelėms korporacijoms ar žurnalistams? Ne visai. Jei esate verslininkas, kuris turi žinoti, ką daro konkurentai. Jei dirbate rinkodaroje ir turite sekti tendencijas. Jei esate investuotojas, kuriam svarbu pagauti signalus anksčiau nei kiti. Net jei tiesiog norite būti gerai informuotas žmogus savo profesinėje srityje – jums reikia sistemos.
Problema ne tame, kad informacijos trūksta. Priešingai – jos per daug. Kiekvieną minutę pasaulyje publikuojama tiek turinio, kad vienas žmogus per visą gyvenimą nespėtų perskaityti. Todėl klausimas nėra „kaip rasti informaciją”, o „kaip atrinkti tą, kuri tikrai svarbi”. Ir dar svarbiau – kaip tai padaryti nepaaukojant pusės savo gyvenimo.
Efektyvi stebėjimo sistema veikia kaip asmeninis informacijos filtras. Ji dirba 24/7, niekada nepamiršta patikrinti šaltinio, niekada nepraleisdžia raktinius žodžius ir, svarbiausia, pristato jums tik tai, kas tikrai aktualu. Tai tarsi turėti asmeninį analitinį skyrių, kuris niekada nemiega.
Nuo ko pradėti: aiškumo svarba
Didžiausia klaida, kurią daro žmonės kurdami stebėjimo sistemą – jie bando sekti viską. Tai kelias į neviltį ir informacinį chaosą. Pirmas žingsnis – būti brutališkai sąžiningam su savimi ir atsakyti į klausimą: ko aš iš tiesų noriu sužinoti?
Paimkite popieriaus lapą ar atidarykite dokumentą. Užsirašykite konkrečias temas, įmones, žmones ar tendencijas, kurios jums svarbios. Ne abstrakčiai „verslas” ar „technologijos”, o konkretūs dalykai. Pavyzdžiui: „Lietuvos fintech startupo įmonių finansavimo raundai”, „Dirbtinio intelekto reguliavimas ES”, „Konkurento X nauji produktai”. Kuo konkretesni būsite, tuo geriau veiks jūsų sistema.
Aš rekomenduoju suskirstyti temas į tris kategorijas. Pirma – kritinė informacija, kurią turite žinoti nedelsiant (pavyzdžiui, krizės jūsų pramonėje). Antra – svarbi informacija, kurią norite žinoti greitai, bet ne būtinai realiu laiku (rinkos tendencijos, konkurentų veiksmai). Trečia – įdomi informacija, kurią galite perskaityti, kai turite laiko (bendros įžvalgos, inspiruojantys straipsniai).
Šis suskirstymas padės vėliau nustatyti pranešimų prioritetus ir nuspręsti, kuriuos šaltinius tikrinti dažniau, o kuriuos rečiau. Taip pat padės išvengti situacijos, kai kiekvienas pranešimas atrodo vienodai skubus – o tai greičiausias kelias į perdegimą.
Įrankiai, kurie daro darbą už jus
Gerai, turite aiškų planą. Dabar reikia įrankių. Gera žinia – dauguma jų yra nemokami arba turi nemokamas versijas, kurių pakanka pradžiai. Bloga žinia – jų yra tiek daug, kad galite praleisti savaitę tik rinkdamiesi. Todėl pasidalinsiu tuo, kas realiai veikia.
Google Alerts – tai seniausias ir paprasčiausias įrankis, bet vis dar efektyvus. Nustatote raktinius žodžius ar frazes, ir Google siunčia jums el. laišką, kai randa naują turinį. Nemokamas, paprastas, bet turi trūkumų – kartais siunčia per daug šlamšto, kartais praleidžia svarbius dalykus. Tačiau pradžiai puikus variantas.
Feedly – tai RSS skaityklė, kuri leidžia sekti įvairius šaltinius vienoje vietoje. Galite pridėti tinklaraščius, naujienų portalus, net YouTube kanalus. Mokama versija turi AI funkciją, kuri išmoksta, kas jums įdomu, ir prioritizuoja turinį. Aš naudoju Feedly kaip savo pagrindinę informacijos centrą – kiekvieną rytą praleidžiu 15 minučių peržiūrėdamas, kas naujo.
Talkwalker Alerts – tai Google Alerts alternatyva, kuri dažnai veikia geriau. Stebi ne tik tekstą, bet ir vaizdus, video, net forumus ir komentarus. Ypač naudinga, jei norite stebėti, ką žmonės kalba apie jūsų prekės ženklą ar produktą.
Twitter Lists – jei naudojate Twitter (dabar X), sukurkite sąrašus pagal temas. Pavyzdžiui, vieną sąrašą su pramonės ekspertais, kitą su konkurentais, dar vieną su žurnalistais. Tada galite greitai peržiūrėti tik tą srautą, kuris jums aktualus tuo metu, nepaskęsdami bendrame chaose.
Slack ar Discord integracijos – jei dirbate komandoje, galite nustatyti automatines integraciją, kad svarbios naujienos ateitų tiesiai į bendrą kanalą. Yra botai, kurie gali stebėti RSS srautus, Twitter hashtag’us ar net konkrečius puslapius ir automatiškai dalintis atnaujinimais.
Svarbiausia – nepersistenkite. Pradėkite nuo vieno ar dviejų įrankių. Išbandykite savaitę ar dvi. Jei veikia – puiku. Jei ne – keiskite. Sistema turi tarnauti jums, ne atvirkščiai.
Kaip organizuoti informacijos srautą
Turite įrankius, bet dabar reikia juos tinkamai sukonfigūruoti. Čia dauguma žmonių daro klaidą – nustato per daug pranešimų ir po savaitės juos išjungia, nes tampa per daug triukšmo.
Mano taisyklė: skubūs pranešimai tik kritinei informacijai. Jei tai nėra kažkas, kas reikalauja jūsų dėmesio per valandą, tai neturi būti push pranešimas telefone. Vietoj to, nustatykite dieninį ar net savaitinį santraukų siuntimą.
Sukurkite informacijos tvarkaraštį. Pavyzdžiui, aš turiu tris „informacijos sesijas” per dieną. Rytą – 15 minučių su kava peržiūriu Feedly ir skubiausius el. laiškus. Pietų pertraukoje – greitai patikrinu Twitter sąrašus. Vakare, jei turiu laiko – gilesnis pasinėrimas į įdomesnius straipsnius, kuriuos pažymėjau „vėliau skaityti”.
Naudokite „vėliau skaityti” funkcijas. Pocket, Instapaper ar net paprasta užrašų aplikacija. Kai matote įdomų straipsnį, bet neturite laiko jam dabar, išsaugokite. Tada, kai turite 20 minučių laukdami eilėje ar važiuodami viešuoju transportu, turite paruoštą skaitinių sąrašą.
Dar vienas patarimas – sukurkite el. pašto filtrus. Visi stebėjimo įrankių pranešimai turi eiti į atskirą aplanką, ne į pagrindinę pašto dėžutę. Taip jie netrukdys jūsų darbo srautui, bet galėsite juos patikrinti, kai jums patogu. Aš turiu aplanką „Monitoring”, į kurį krenta visi Google Alerts, Feedly santraukos ir kiti automatiniai pranešimai.
Socialinės medijos: kaip nesusigadinti gyvenimo
Socialinė medija – tai ir palaiminimas, ir prakeikimas stebėjimo sistemai. Viena vertus, ten informacija pasirodo greičiausiai. Kita vertus, ten lengviausia prarasti valandas beprasmiškai slankiojant.
Raktas – naudoti socialinę mediją strategiškai, ne impulsyviai. Štai kaip aš tai darau. LinkedIn – profesiniam turiniui ir pramonės įžvalgoms. Seku konkrečius žmones ir įmones, kurie nuosekliai dalina vertingą turinį. Twitter – greitosioms naujienoms ir realaus laiko diskusijoms. Bet ne bendras srautas – tik tie sąrašai, kuriuos minėjau anksčiau.
Facebook grupės gali būti aukso kasykla, jei rasite tinkamas. Yra labai specifinių profesinių grupių, kur žmonės dalinasi informacija, kuri niekur kitur nepasirodys. Bet būkite atsargūs – lengva įsitraukti į diskusijas ir praleisti daug laiko.
Svarbu nustatyti laiko limitus. Aš naudoju aplikaciją, kuri riboja mano socialinės medijos naudojimą 30 minučių per dieną (išskyrus darbinius poreikius). Kai laikas baigiasi, aplikacija blokuoja prieigą. Iš pradžių buvo sunku, bet dabar tai viena geriausių dalykų, kuriuos padariau savo produktyvumui.
Kas daryti su visa ta informacija
Gerai, dabar jūsų sistema veikia ir informacija plaukia. Bet kas toliau? Kaip iš šimtų straipsnių, tvitų ir pranešimų išgauti realią vertę?
Pirmiausia – neskaitykite visko. Tai skamba paradoksaliai, bet tiesa. Jūsų tikslas ne perskaityti kiekvieną žodį, o identifikuoti svarbią informaciją. Išmokite greitai nuskaityti antraštes ir pirmus paragrafus. Dauguma straipsnių sako pagrindinę mintį per pirmas 2-3 pastraipas. Jei tai neužkabina – eikite toliau.
Antra – darykite užrašus. Kai rasite tikrai svarbią informaciją, nesitikėkite, kad ją prisiminsite. Aš turiu paprastą Notion puslapį su savaitinėmis sekcijomis, kur užsirašau svarbiausias įžvalgas. Penktadienio popietę praleidžiu 20 minučių peržiūrėdamas savaitę ir darydamas santrauką. Tai padeda informacijai įsisavinti ir pastebėti tendencijas.
Trečia – dalinkitės. Jei rasite kažką vertingo, pasidalinkite su komanda, kolegomis ar savo tinklu. Tai ne tik padeda kitiems, bet ir sustiprina jūsų reputaciją kaip žmogaus, kuris žino, kas vyksta. Be to, diskusijos apie informaciją padeda ją geriau suprasti.
Ketvirta – veikite. Informacija be veiksmų yra tik trivia. Jei sužinojote apie naują tendenciją – kaip galite ją panaudoti? Jei konkurentas pristatė naują produktą – ką tai reiškia jums? Geriausia stebėjimo sistema yra ta, kuri veda prie konkrečių sprendimų ir veiksmų.
Kai sistema tampa per sudėtinga
Yra pavojus, kad jūsų stebėjimo sistema išaugs į monstrą. Pradėsite nuo kelių šaltinių, po to pridėsite dar vieną, dar vieną… ir staiga vėl esate užversti informacija, tik dabar su daugiau įrankių.
Kas ketvirtį peržiūrėkite savo sistemą. Užduokite sau klausimus: ar vis dar skaitau šį šaltinį? Ar jis teikia vertę? Ar šis įrankis man padeda, ar tik prideda darbo? Nebijokite atsisakyti dalykų, kurie nebeveikia.
Aš kas tris mėnesius darau „informacijos auditą”. Peržiūriu visus prenumeruojamus šaltinius, patikrinu, kuriuos el. laiškus iš tiesų skaitau (Gmail turi puikią statistiką apie tai), ir be gailesčio išsirašau iš to, kas nebenaudinga. Paprastai atsisakau apie 20-30% šaltinių. Ir žinote ką? Niekada nepastebiu, kad ko nors praleisčiau.
Taip pat svarbu pripažinti, kad jūsų poreikiai keičiasi. Prieš metus man buvo svarbu sekti vieną temą, dabar – visai kitą. Sistema turi būti lanksti ir keistis kartu su jumis. Tai ne „nustatyk ir pamiršk” dalykas, o gyvas organizmas, kurį reikia prižiūrėti.
Kai informacija tampa įžvalga
Galiausiai, pati geriausia stebėjimo sistema yra ta, kuri ne tik pristato jums faktus, bet padeda juos suprasti. Tai reiškia ne tik žinoti, kas įvyko, bet ir kodėl tai svarbu, kokie gali būti padariniai, kaip tai siejasi su kitais dalykais.
Štai kodėl svarbu ne tik sekti naujienas, bet ir skaityti analizę. Ne tik žiūrėti, ką sako konkurentai, bet ir stebėti, kaip reaguoja rinka. Ne tik rinkti duomenis, bet ir ieškoti modelių. Tai skirtumas tarp informacijos ir išminties.
Aš pastebėjau, kad geriausios įžvalgos ateina ne iš vieno šaltinio, o iš kelių šaltinių derinimo. Kai matote tą patį signalą iš skirtingų kampų, tai paprastai reiškia, kad vyksta kažkas svarbaus. Todėl jūsų sistema turėtų apimti įvairius šaltinių tipus – žiniasklaidos, pramonės ekspertus, duomenų analizę, net anekdotinę informaciją iš savo tinklo.
Ir štai paskutinis patarimas, kuris gali skambėti keistai: kartais atjunkite sistemą. Nuolatinis informacijos srautas gali tapti priklausomybe. Kartais geriausios idėjos ateina ne tada, kai skaitote dar vieną straipsnį, o kai duodate savo smegenim erdvės apdoroti tai, ką jau žinote. Savaitgaliais aš visiškai atjungiu visus pranešimus. Pirmuosius du kartus buvo neramu, bet dabar tai jaučiasi kaip atsikvėpimas. Ir pirmadienį grįžtu su šviežiu žvilgsniu ir geresne perspektyva.
Efektyvi naujienų stebėjimo sistema nėra apie tai, kad žinotumėte viską. Tai apie tai, kad žinotumėte teisingus dalykus tinkamu laiku ir galėtumėte su jais kažką daryti. Tai įrankis, kuris turėtų jus įgalinti, ne pavergti. Pradėkite mažai, eksperimentuokite, tobulinkite. Ir svarbiausia – nepamirškite, kad informacija yra priemonė, ne tikslas. Tikslas – priimti geresnius sprendimus, veikti greičiau ir būti priekyje. Visa kita – tik kelias ten nuvesti.