Informacijos srautas, kuris niekada nemiega
Kiekvieną rytą, dar neišgėręs kavos, verslo savininkas Tomas atidaro kompiuterį ir pradeda ritualą – tikrina dešimtis naujienų portalų, konkurentų svetaines, pramonės forumus. Po valandos jis jaučiasi kaip jūreivis, bandantis išgerti vandenyną per šiaudelį. Informacijos tiek daug, o laiko taip mažai. Dar blogiau – jis niekada nežino, ar nepraleido tos vienintelės naujienos, kuri galėtų pakeisti jo verslo kryptį.
Šiandien gyvename pasaulyje, kur kiekvieną sekundę sukuriama daugiau informacijos nei mūsų protėviai matė per visą gyvenimą. Verslui kritinės naujienos gali pasirodyti bet kuriame kampelyje – nuo specializuotų pramonės leidinių iki socialinių tinklų įrašų. Problema ne ta, kad informacijos trūksta. Problema ta, kad jos per daug, ir ji pasirodo netikėčiausiomis akimirkomis.
Efektyvi naujienų stebėsenos sistema nėra prabanga – tai būtinybė. Tai tarsi radaro sistema, kuri veikia net tada, kai jūs miegote, atostogaujate ar tiesiog užsiėmę kitais darbais. Bet kaip tokią sistemą sukurti, kad ji taptų jūsų patikimu padėjėju, o ne dar vienu triukšmo šaltiniu?
Pirmas žingsnis: supratimas, ko iš tikrųjų ieškote
Daugelis žmonių klysta jau pačioje pradžioje. Jie nusprendžia stebėti „viską, kas susiję su mūsų verslu”. Tai tas pats, kas pasakyti, kad norite žinoti viską apie orą – ar kalbate apie šiandieninę prognozę savo mieste, ar apie klimato pokyčius visoje planetoje?
Prieš kurdami bet kokią sistemą, turite atsakyti į kelis fundamentalius klausimus. Kas jūsų verslui yra tikrai svarbu? Galbūt tai nauji įstatymai, kurie gali paveikti jūsų veiklą? O gal konkurentų produktų pristatymai? Ar investicijų naujienos jūsų sektoriuje? Kiekvienas verslas turi savo unikalų informacijos poreikių rinkinį.
Vienas mano pažįstamas, kuris valdo nedidelę technologijų įmonę, pradėjo nuo paprasto užrašų bloko. Savaitę laiko jis užsirašinėjo kiekvieną kartą, kai pagalvodavo „gaila, kad apie tai nesužinojau anksčiau” arba „gerai, kad tai pamačiau laiku”. Po savaitės jis turėjo aiškų sąrašą – dešimt informacijos kategorijų, kurios tikrai turėjo įtakos jo sprendimams. Tik tada jis pradėjo kurti stebėsenos sistemą.
Jūsų sąrašas gali apimti konkurentų veiklą, klientų atsiliepimus internete, pramonės tendencijas, technologines inovacijas, reguliavimo pokyčius, potencialių partnerių naujienas. Bet svarbiausias dalykas – būti specifišku. Ne tiesiog „konkurentai”, o „mūsų trijų pagrindinių konkurentų kainų pokyčiai ir nauji produktai”. Ne „technologijos”, o „dirbtinio intelekto taikymas klientų aptarnavime mūsų sektoriuje”.
Įrankių arsenalo formavimas
Kai žinote, ko ieškote, laikas pasirinkti ginklus. Ir čia prasideda tikroji magija – šiuolaikinės technologijos leidžia sukurti stebėsenos sistemą, kuri dirba už jus dvidešimt keturias valandas per parą, septynias dienas per savaitę.
Google Alerts – tai seniausias ir paprasčiausias įrankis, bet nepamirškite jo. Jis nemokamas ir nuostabiai veikia specifiniams paieškos terminams. Sukurkite įspėjimus savo įmonės pavadinimui, konkurentų pavadinimams, pagrindinėms pramonės sąvokoms. Tačiau būkite atsargūs su pernelyg plačiais terminais – kitaip jūsų pašto dėžutė pavirs šiukšlynu.
RSS srautai – daugelis žmonių mano, kad tai miręs įrankis, bet profesionalai žino kitaip. Beveik kiekvienas rimtas naujienų portalas, tinklaraštis ar forumas turi RSS srautą. Naudodami tokius įrankius kaip Feedly ar Inoreader, galite sukurti asmeninį naujienų centrą, kuriame visos jums svarbios naujienos atsiranda vienoje vietoje. Tai tarsi turėti asmeninį laikraštį, kuris kiekvieną dieną atspausdina tik tai, kas jums aktualu.
Socialinių tinklų stebėsena reikalauja atskirų įrankių. Twitter, LinkedIn, Facebook – kiekvienas iš jų turi savo paieškos ir stebėsenos galimybes. Bet jei norite rimtos sistemos, pažvelkite į tokius įrankius kaip Hootsuite, TweetDeck ar Brand24. Jie leidžia stebėti ne tik tiesiogines užklausas, bet ir kontekstą, nuotaikas, tendencijas.
Specializuotos platformos jūsų pramonei taip pat gali būti neįkainojamos. Finansų sektoriuje tai gali būti Bloomberg terminalas, technologijose – Product Hunt ar Hacker News, mažmenoje – RetailWire. Kiekviena pramonė turi savo „šventąsias vietas”, kur pirmiausia pasirodo svarbios naujienos.
Filtravimo menas arba kaip neskęsti informacijos jūroje
Sukūrus stebėsenos sistemą, daugelis žmonių susiduria su netikėta problema – informacijos srautas tampa pernelyg intensyvus. Vietoj to, kad sutaupytumėte laiką, praleidžiate dar daugiau valandų skaitydami naujienas, kurių dauguma nėra iš tikrųjų svarbios.
Čia prasideda filtravimo menas. Pirmiausia, naudokite prioritetų sistemą. Ne visos naujienos yra vienodai svarbios. Kai kurios reikalauja nedelsiant veikti, kitos gali palaukti savaitę, o trečios – tiesiog įdomios žinoti. Sukurkite trijų lygių sistemą: kritinės, svarbios ir informacinės naujienos.
Kritinės naujienos turėtų pasiekti jus nedelsiant – per SMS, specialų pranešimą ar el. laišką su aukščiausiu prioritetu. Tai gali būti konkurento bankrotas, staigus įstatymų pasikeitimas ar krizė jūsų sektoriuje. Tokių naujienų turėtų būti labai nedaug – galbūt kelios per mėnesį.
Svarbios naujienos gali būti suvestinėje, kurią peržiūrite kartą per dieną. Tai nauji produktai, pramonės tyrimai, reikšmingi partnerystės skelbimai. Šios naujienos formuoja jūsų strategiją, bet nereikalauja akimirksnio reakcijos.
Informacinės naujienos gali būti savaitinėje apžvalgoje. Tai bendros tendencijos, įdomūs straipsniai, dalykų, kuriuos „gerai žinoti”, bet kurie tiesiogiai neveikia jūsų verslo.
Raktinių žodžių tikslinimas – tai nuolatinis procesas. Pradėjote su vienu raktažodžių rinkiniu, bet greitai pastebėsite, kad kai kurie terminai generuoja per daug triukšmo, o kiti – praleidžia svarbią informaciją. Reguliariai peržiūrėkite savo paieškas ir koreguokite jas. Naudokite minuso žodžius, kad išfiltruotumėte nerelevantišką turinį. Pavyzdžiui, jei stebite „Apple” kaip technologijų įmonę, galbūt norėsite išskirti naujienas apie obuolius kaip vaisių.
Automatizacijos galimybės, kurios keičia žaidimo taisykles
Tikroji stebėsenos sistemos galia atsiskleidžia, kai pradedame ją automatizuoti. Šiuolaikinės technologijos leidžia sukurti sistemą, kuri ne tik renka informaciją, bet ir ją analizuoja, kategorizuoja, net priima pradinius sprendimus.
IFTTT (If This Then That) ir Zapier – tai automatizacijos platformos, kurios gali sujungti šimtus skirtingų paslaugų. Pavyzdžiui, galite sukurti automatizaciją: „Jei pasirodė naujiena su mano konkurento pavadinimu ir žodžiu ‘bankrotas’, nedelsiant atsiųsk man SMS ir sukurk užduotį mano projektų valdymo sistemoje”. Arba: „Jei mūsų įmonės pavadinimas paminėtas Twitter su neigiamu atsiliepimo tonu, įtraukk tai į skubių pranešimų sąrašą”.
Dirbtinio intelekto įrankiai tampa vis prieinamesni. Platformos kaip Mention ar Brandwatch naudoja mašininį mokymąsi, kad atpažintų ne tik raktažodžius, bet ir kontekstą, nuotaikas, net sarkazmą. Jie gali atskirti, ar žmonės kalba apie jūsų produktą pozityviai ar negatyviai, ar naujiena yra tikrai svarbi jūsų verslui, ar tik atsitiktinai sutampa su jūsų paieškos kriterijais.
Slack ar Microsoft Teams integracija gali paversti jūsų komunikacijos platformą naujienų centru. Sukurkite atskirus kanalus skirtingoms naujienų kategorijoms. Kritinės naujienos gali patekti į „#urgent-news” kanalą su visų pranešimais, svarbios – į „#industry-news”, o bendros – į „#fyi”. Taip visa komanda lieka informuota, ir kiekvienas gali prisidėti prie svarbių naujienų analizės.
Žmogiškasis faktorius: kodėl technologija viena neužtenka
Turėjau klientą, kuris sukūrė tobulą automatizuotą naujienų stebėsenos sistemą. Dirbtinis intelektas, dešimtys integruotų platformų, sudėtingi algoritmai. Bet po trijų mėnesių jis vis tiek praleido svarbią naujieną – jo didžiausias konkurentas įsigijo perspektyvų startuolį. Naujiena buvo sistemoje, bet pasimetė tarp šimtų kitų pranešimų.
Problema buvo ne technologijoje, o procese. Niekas nebuvo atsakingas už naujienų peržiūrą. Niekas neturėjo aiškaus supratimo, ką daryti su gautomis naujienos. Sistema rinko informaciją, bet niekas jos nenaudojo.
Efektyvi naujienų stebėsenos sistema reikalauja žmogiškojo elemento. Kažkas turi būti atsakingas už sistemos priežiūrą ir naujienų analizę. Mažoje įmonėje tai gali būti pats savininkas, skirdamas 15-30 minučių per dieną. Didesnėje organizacijoje tai gali būti konkretaus žmogaus ar net komandos atsakomybė.
Sukurkite naujienų peržiūros ritualą. Galbūt tai rytinė 15 minučių sesija su kava, kai peržiūrite svarbias naujienas. Arba penktadienio popietės valanda, kai visa komanda susitinka aptarti savaitės įvykių. Svarbu, kad tai taptų įpročiu, o ne užduotimi, kurią atlieka „kai yra laiko”.
Diskusijos ir analizė – tai tas, kas paverčia informaciją žiniomis. Kai pastebite svarbią naujieną, nepakanka tiesiog ją perskaityti. Reikia pagalvoti: ką tai reiškia mūsų verslui? Ar turime kažką daryti? Kokios galimybės ar grėsmės iš to kyla? Kartais vertingiausi įžvalgos atsiranda ne iš pačios naujienos, o iš diskusijos apie ją.
Konkurentų stebėsena: žinok savo priešus geriau nei jie patys save
Jei yra viena sritis, kur naujienų stebėsena gali duoti didžiausią konkurencinį pranašumą, tai konkurentų analizė. Žinoti, ką jūsų konkurentai daro, planuoja ar skelbia, gali būti skirtumas tarp sėkmės ir nesėkmės.
Pradėkite nuo akivaizdžių dalykų – stebėkite konkurentų svetaines, tinklaraščius, socialinių tinklų paskyras. Bet neapsiribokite tuo. Stebėkite jų darbo skelbimus – jie atskleidžia, į kokias sritis jie investuoja. Jei konkurentas ieško duomenų mokslo specialisto, galbūt jie kuria naują analitikos platformą. Jei samdo pardavimų vadybininkus naujoje geografinėje teritorijoje, žinote, kur jie planuoja plėstis.
Klientų atsiliepimai apie konkurentus yra aukso kasykla. Stebėkite atsiliepimų svetaines, forumus, socialinę mediją. Ką klientai mėgsta jūsų konkurentų produktuose? Į ką skundžiasi? Tai ne tik padeda suprasti konkurentų stipriąsias ir silpnąsias puses, bet ir atskleidžia galimybes jūsų verslui.
Viešieji dokumentai gali suteikti daug informacijos. Jei konkurentas yra viešoji įmonė, jų finansinės ataskaitos yra prieinamos. Patentų paraiškos atskleidžia, kokias technologijas jie kuria. Teismo dokumentai gali atskleisti konfliktus, partnerystes ar verslo strategijas.
Sukurkite konkurentų profilius – gyvus dokumentus, kuriuos nuolat atnaujinate nauja informacija. Tai ne tik faktų sąrašas, bet ir analizė: kaip jie keičiasi, kokios jų strategijos, kur jie stiprūs ir silpni. Kartą per ketvirtį peržiūrėkite šiuos profilius ir pagalvokite, kaip jūsų strategija turėtų keistis atsižvelgiant į tai, ką matote.
Krizių valdymas: kai sekundės turi reikšmę
Yra momentų, kai naujienų stebėsenos sistema tampa ne tik patogumu, bet gyvybiškai svarbiu įrankiu. Krizės situacijose – ar tai būtų neigiamas virusinis įrašas apie jūsų įmonę, produkto defektas ar viešųjų ryšių katastrofa – greitumas yra viskas.
Ankstyvojo perspėjimo sistema krizėms reikalauja specialaus dėmesio. Nustatykite ypač jautrius raktažodžius ir frazes, kurios gali signalizuoti apie kylančią krizę. Tai gali būti jūsų įmonės pavadinimas kartu su žodžiais „skandalas”, „byla”, „boikotas”, „apsinuodijimas” ir panašiai. Šie įspėjimai turėtų būti nustatyti maksimaliam jautrumui – geriau gauti klaidingą alarmą nei praleisti tikrą krizę.
Kai krizė prasideda, jūsų stebėsenos sistema turėtų pereiti į intensyvų režimą. Vietoj kasdienės peržiūros, gali tekti stebėti naujienas kas valandą ar net dažniau. Turite žinoti, kaip situacija vystosi, ką žmonės sako, kaip plinta informacija.
Sukurkite krizių komunikacijos protokolą, kuris integruojasi su jūsų stebėsenos sistema. Kas gauna pranešimus? Kas priima sprendimus? Kaip greitai turime reaguoti? Krizės metu nėra laiko galvoti apie procesus – jie turi būti aiškiai apibrėžti iš anksto.
Kai sistema tampa jūsų antruoju smegenų pusrutuliu
Praėjo šeši mėnesiai nuo tada, kai Tomas, apie kurį kalbėjome pradžioje, sukūrė savo naujienų stebėsenos sistemą. Dabar jo rytas atrodo visiškai kitaip. Vietoj chaotiško naršymo po dešimtis svetainių, jis atidaro vieną suvestinę, kuri laukia jo el. pašte. Dešimt minučių – ir jis žino viską, kas svarbu jo verslui.
Bet svarbiausia ne sutaupytas laikas. Svarbiausia – ramybė. Tomas žino, kad jei įvyks kažkas tikrai reikšmingo, jis sužinos apie tai nedelsiant. Jis gali susikaupti į savo verslą, o ne nuolat nervintis, ar nepraleido kažko svarbaus.
Prieš tris mėnesius jo sistema užfiksavo naujieną – vienas iš konkurentų kėlė kainas 20 procentų. Tomas sužinojo apie tai per valandą po skelbimo. Per dvi dienas jis sukūrė rinkodaros kampaniją, pabrėžiančią jo įmonės kainos pranašumą. Rezultatas – 30 procentų padidėjęs naujų klientų srautas tą mėnesį. Be stebėsenos sistemos jis būtų sužinojęs apie konkurento sprendimą per vėlai, kad galėtų efektyviai reaguoti.
Efektyvi naujienų stebėsenos sistema nėra vienkartinis projektas – tai gyvas organizmas, kuris auga ir keičiasi kartu su jūsų verslu. Pradėkite paprastai, su keliais pagrindiniais šaltiniais ir raktažodžiais. Stebėkite, kas veikia, kas ne. Eksperimentuokite su įrankiais ir procesais. Klausykite savo komandos – kokie pranešimai jiems naudingi, o kokie tik trukdo.
Atminkite, kad tikslas nėra žinoti viską. Tikslas – žinoti tai, kas svarbu. Geriau turėti sistemą, kuri pristato dešimt tikrai reikšmingų naujienų per dieną, nei sistemą, kuri užverčia šimtais pranešimų, iš kurių tik vienas ar du yra vertingi.
Technologijos tęsia evoliuciją, ir naujienų stebėsenos įrankiai tampa vis galingesni ir protingesni. Bet pagrindinis principas lieka tas pats – informacija yra galia tik tada, kai ji pasiekia tinkamą žmogų tinkamu laiku ir yra panaudojama veiksmams. Jūsų sukurta sistema turėtų būti ne dar vienas informacijos šaltinis, o filtras, kuris paverčia pasaulio chaosą į aiškias, veiksmui skirtas žinias.
Pradėkite šiandien. Ne rytoj, ne kitą savaitę – šiandien. Sukurkite pirmąjį Google Alert. Užsiprenumeruokite vieną RSS srautą. Nustatykite vieną socialinių tinklų stebėsenos užklausą. Mažas žingsnis šiandien gali tapti konkurenciniu pranašumu rytoj. Ir kas žino – galbūt kitą kartą, kai jūsų sektoriuje įvyks kažkas reikšmingo, būsite ne tas, kuris sužino paskutinis, o tas, kuris sužino pirmas ir pasinaudoja galimybe.