Kodėl daugelis verslų skęsta informacijos sraute
Kiekvieną rytą atsiverčiate kompiuterį ir jau žinote, kas laukia – dešimtys naujienų portalų, socialinių tinklų įrašų, pramonės publikacijų. Skaityti viską neįmanoma, o praleisti svarbią informaciją apie konkurentus, rinkos pokyčius ar naujus reguliavimus gali kainuoti brangiai. Dauguma verslų vadovų ir rinkodaros specialistų kasdien sugaišta valandas bandydami sekti, kas vyksta jų srityje, tačiau vis tiek jaučiasi praleidę kažką svarbaus.
Problema ne tame, kad informacijos per mažai – jos per daug. Vidutinis specialistas per dieną susiduria su maždaug 100-150 potencialiai reikšmingų naujienų šaltinių. Jei kiekvienam skirtumėte bent minutę, tai jau būtų pusė darbo dienos. Todėl dauguma žmonių renkasi chaotišką požiūrį: paskrolina Facebook, pažiūri kelias naujienas per pietus, galbūt gauna kokį pranešimą iš Google Alerts. Toks metodas neveikia, nes praleidžiate 80% svarbios informacijos ir vis tiek sugaištate per daug laiko.
Efektyvi naujienų stebėjimo sistema nėra prabanga – tai būtinybė bet kuriam verslui, kuris nori išlikti konkurencingas. Bet ji turi būti sukurta protingai, kad taptų jūsų laiko sąjungininke, o ne priešininke.
Ką iš tikrųjų reikia stebėti (ir ko tikrai nereikia)
Pirmasis žingsnis kuriant efektyvią sistemą – nuspręsti, kokia informacija jums iš tikrųjų svarbi. Skamba akivaizdžiai, bet dauguma žmonių šį žingsnį praleidžia ir bando sekti viską. Rezultatas – informacijos paralyžius.
Pradėkite nuo trijų pagrindinių kategorijų. Pirma – jūsų tiesioginiai konkurentai. Ne visi rinkoje, o būtent tie 3-5 žaidėjai, kurie kovoja dėl tų pačių klientų kaip ir jūs. Antra – pramonės pokyčiai ir reguliavimai, kurie tiesiogiai veikia jūsų veiklą. Trečia – jūsų klientų elgsenos pokyčiai ir naujosios tendencijos, kurios gali pakeisti jų poreikius.
Kas tikrai nereikalinga? Bendros verslo naujienos, kurios neturi nieko bendra su jūsų sritimi. Naujienos apie įmones, su kuriomis nekonkuruojate. Besikartojanti informacija iš skirtingų šaltinių apie tą patį įvykį. Nuomonės ir komentarai, kurie nesuteikia jokios naujos informacijos. Visa tai tik užteršia jūsų informacijos srautą.
Praktiškai tai atrodo taip: jei esate buhalterinės programinės įrangos įmonė, jums svarbu stebėti konkurentų produktų atnaujinimus, mokesčių įstatymų pakeitimus, MVĮ skaitmeninimo tendencijas. Jums nesvarbu, ką veikia dideli CRM sistemos kūrėjai, nebent jie skelbia įsigijimą jūsų srityje. Jums nesvarbu bendri straipsniai apie dirbtinį intelektą, nebent jie konkretūs apie AI panaudojimą apskaitos automatizavimui.
Technologinė infrastruktūra, kuri dirba už jus
Dabar pereikime prie konkrečių įrankių. Gera žinia – jums nereikia sudėtingų ir brangių sprendimų. Efektyvi sistema gali būti sukurta naudojant nemokamus arba pigius įrankius, jei žinote, kaip juos tinkamai sukonfigūruoti.
RSS skaitytuvai vis dar yra nepakeičiami, nors daugelis jų nebenaudoja. Feedly arba Inoreader leidžia sukurti centralizuotą vietą, kur suplaukia visos jums svarbios naujienos. Raktas čia – tinkamai sukonfigūruoti filtrus ir prioritetus. Sukurkite atskirus katalogus: „Kritinė” (turi peržiūrėti kasdien), „Svarbu” (peržiūrėti 2-3 kartus per savaitę), „Fonas” (peržiūrėti, kai turite laiko).
Google Alerts vis dar veikia, bet daugelis jį naudoja neteisingai. Vietoj bendrų frazių kaip „jūsų pramonė + naujienos”, naudokite labai specifinius paieškos terminus. Pavyzdžiui, ne „buhalterinė programa naujienos”, o „buhalterinė programa + (įsigijimas OR partnerystė OR atnaujinimas OR kainodara)”. Tai sumažina triukšmą 70-80%.
Socialinių tinklų stebėjimui naudokite TweetDeck arba Hootsuite su gerai sukonfigūruotais stulpeliais. Vienas stulpelis konkurentų paskyroms, kitas – pramonės hashtag’ams, trečias – pagrindinių influencerių paminėjimams. Čia svarbu būti griežtam – jei kažkas reguliariai skelbia nereikšmingą turinį, pašalinkite iš sąrašo. Geriau sekti 10 kokybiškai atrinktų šaltinių nei 100 vidutiniškų.
Specializuoti įrankiai kaip Mention arba Brand24 gali būti naudingi, jei jūsų biudžetas leidžia, bet pradžiai pakanka nemokamų alternatyvų. Svarbiau ne įrankiai, o kaip juos konfigūruojate.
Ryto rutina, kuri užtrunka tikrai 15 minučių
Turėdami sukonfigūruotus įrankius, jums reikia aiškios procedūros. Be jos net geriausia sistema virs laiko eikvojimu. Štai kaip atrodo efektyvi 15 minučių ryto rutina.
Pirmosios 5 minutės – kritinės naujienos. Atidarote savo RSS skaitytuvą ar el. pašto pranešimus ir žiūrite tik „Kritinė” kategoriją. Čia turėtų būti maksimaliai 10-15 įrašų per dieną. Jei daugiau – jūsų filtrai per laisvi. Greitai perskaitote antraštes, atidarote tik tuos 2-3 straipsnius, kurie tikrai reikalauja dėmesio. Kitus pažymite kaip perskaitytus.
Kitos 5 minutės – konkurentų veikla. Patikrinat savo socialinių tinklų stebėjimo įrankį, ar konkurentai kažką paskelbė. Pažiūrite jų svetaines, ar yra naujienų sekcijoje kažkas naujo. Čia neskaitysite išsamiai – tik fiksuojate, kas vyksta. Jei matote kažką įdomaus (naujas produktas, kainų pakeitimas, partnerystė), užsirašote vieną sakinį į savo stebėjimo dokumentą.
Paskutinės 5 minutės – greitasis pramonės pulso patikrinimas. Pažiūrite „Svarbu” kategoriją RSS skaitytuve, peržvelgiate Google Alerts el. laiškus. Čia ieškote ne detalių, o signalų – ar vyksta kažkas, į ką turėtumėte gilintis vėliau? Jei taip, užsirašote užduotį savaitės planavime.
Viskas. 15 minučių praėjo. Raktas čia – drausmė. Negalima pradėti skaityti įdomaus straipsnio, kuris nėra kritinis. Negalima nuslysti į socialinių tinklų scrollinimą. Tai greitasis skenavimu, ne gilusis skaitymas. Gilųjį skaitymą darote kitu metu, kai tam skyrėte laiko.
Kaip organizuoti informaciją, kurią surenkate
Stebėjimo sistema be informacijos organizavimo yra beprasmiška. Matote daug dalykų, bet po savaitės nieko neprisimenat ir negalite panaudoti. Čia reikia paprastos, bet veiksmingos struktūros.
Sukurkite vieną pagrindinį dokumentą – gali būti Google Docs, Notion, ar net paprastas Excel. Pavadinkit jį „Rinkos žvalgyba” ar panašiai. Šiame dokumente turėtumėte tris skiltis.
Pirma skiltis – „Konkurentų veikla”. Čia įrašote datą ir trumpą pastabą apie kiekvieną pastebėtą konkurentų veiksmą. Pavyzdžiui: „2024-01-15: Konkurentas X paskelbė naują kainodaros modelį – subscription vietoj vienkartinio mokesčio”. Nereikia ilgų aprašymų, tik faktai. Kas mėnesį peržiūrite šią skiltį ir ieškote modelių.
Antra skiltis – „Pramonės pokyčiai”. Čia fiksuojate reguliavimo pakeitimus, technologines naujoves, rinkos tendencijas. Vėlgi, trumpai ir konkrečiai. „2024-01-20: Naujas ES duomenų apsaugos reikalavimas įsigalioja nuo liepos – reikės atnaujinti privatumo politiką”.
Trečia skiltis – „Idėjos ir galimybės”. Kai stebėdami naujienas pastebite kažką, kas galėtų būti pritaikyta jūsų versle, užsirašote čia. Tai gali būti konkurento funkcija, kurią galėtumėte padaryti geriau, naujas rinkodaros kanalas, kurį verta išbandyti, ar partnerystės galimybė.
Šis dokumentas tampa jūsų strategine žinių baze. Kai planuojate ketvirtį ar renkatės produkto krypčiai, turite čia sukauptą kontekstą. Kai vadovas klausia „ką veikia konkurentai?”, neieškote informacijos – ji jau organizuota.
Svarbu: šį dokumentą atnaujinate tų pačių 15 minučių metu. Nepaliekate „vėliau”. Jei kažkas verta užsirašyti, užsirašote iš karto vienu sakiniu. Tai prideda gal 2 minutes prie jūsų rutinos, bet sutaupo valandas vėliau.
Automatizavimo gudrybės, kurios sutaupo dar daugiau laiko
Kai jūsų bazinė sistema veikia, galite ją patobulinti su automatizacija. Čia nereikia programavimo įgūdžių – pakanka protingai panaudoti esamus įrankius.
Zapier arba Make.com leidžia sukurti automatizacijas tarp skirtingų įrankių. Pavyzdžiui, galite sukonfigūruoti, kad kai tam tikras RSS šaltinis paskelbia naujieną su konkrečiu raktiniu žodžiu, ji automatiškai išsiunčiama jums į Slack ar el. paštą su „Skubu” žyma. Arba kai konkurentas paskelbia naują įrašą savo bloge, automatiškai sukuriama užduotis jūsų projektų valdymo sistemoje peržiūrėti tą turinį.
El. pašto filtrai – neįvertinta automatizacijos forma. Sukonfigūruokite Gmail ar Outlook filtrus, kad naujienos iš skirtingų šaltinių automatiškai būtų ženklinamos ir rūšiuojamos. Kritiniai pranešimai – į vieną katalogą, kuris lieka inbox. Mažiau svarbūs – į „Peržiūrėti šią savaitę” katalogą, kuris automatiškai pažymimas kaip perskaitytas.
IFTTT gali stebėti specifinius įvykius ir reaguoti. Pavyzdžiui, jei konkurento svetainėje pasikeičia kainų puslapis, jūs gaunat pranešimą. Arba jei tam tikras hashtag’as Twitter’yje pasiekia tam tikrą paminėjimų skaičių per dieną, gaunate suvestinę.
Bet atsargiai su automatizacija – ji gali tapti nauja problema, jei sukuriate per daug automatinių pranešimų. Automatizuokite tik tai, kas tikrai sutaupo laiko ir sumažina rankinio darbo. Jei automatizacija sukuria daugiau triukšmo nei naudos, geriau jos atsisakyti.
Kas daryti su informacija, kurią surinkote
Stebėjimo sistema be veiksmų yra tik brangus hobis. Surinkta informacija turi virsti sprendimais ir veiksmais. Čia daugelis sistemų žlunga – žmonės surenka daug duomenų, bet jie tiesiog guli dokumente.
Kas savaitę skirkite 30 minučių „Žvalgybos apžvalgai”. Tai ne tas pats kaip kasdienės 15 minučių – tai gilesnis žvilgsnis į tai, ką pastebėjote per savaitę. Peržiūrite savo stebėjimo dokumentą ir užduodate sau klausimus: Ar matau kokį nors modelį konkurentų veiksmuose? Ar yra tendencija, į kurią turėčiau reaguoti? Ar yra galimybė, kurią turėčiau išnagrinėti?
Iš šios apžvalgos turėtų gimti konkretūs veiksmai. Ne abstrakčios mintys „turėtume pagalvoti apie X”, o konkretūs žingsniai su atsakingais asmenimis ir terminais. Pavyzdžiui: „Konkurentas pradėjo naudoti video turinį LinkedIn – Rasa iki vasario 1 d. parengia video turinio strategijos pasiūlymą”.
Kas ketvirtį darykite išsamesnę analizę. Peržiūrite visus trijų mėnesių įrašus ir ieškote didesnių tendencijų. Galbūt pastebite, kad visi trys pagrindiniai konkurentai juda tam tikra kryptimi – tai signalas, kad rinka keičiasi. Arba pastebite, kad tam tikra tema pradėjo dominuoti pramonės diskusijose – tai galimybė pozicionuoti save kaip lyderį toje srityje.
Ši informacija turi būti integruota į jūsų strateginius procesus. Kai planuojate produkto kūrimą, jūsų konkurentų veiklos įrašai turėtų būti vienas iš įvesties šaltinių. Kai kuriate rinkodaros kampaniją, pramonės tendencijų analizė turėtų informuoti jūsų žinutes.
Kaip sistema auga kartu su verslu
Tai, kas veikia vienam žmogui ar mažam verslui, gali nebetikti, kai komanda auga. Jūsų stebėjimo sistema turi evoliucionuoti.
Kai esate vienas, pakanka asmeninių įrankių ir paprasto dokumento. Bet kai komandoje yra 5-10 žmonių, reikia centralizuoto sprendimo. Čia praverčia įrankiai kaip Slack kanalas „Rinkos naujienos”, kur komandos nariai gali dalintis tuo, ką pastebėjo. Arba bendras Notion workspace su struktūruota informacija.
Svarbu paskirstyti atsakomybes. Vienas žmogus stebi konkurentus, kitas – technologines tendencijas, trečias – reguliavimo pokyčius. Kiekvienas turi savo 15 minučių rutiną savo srityje, bet rezultatai dalijami su visais. Kas savaitę 15 minučių trumpas susitikimas, kur kiekvienas pasidalina vienu-dviem svarbiausiais pastebėjimais.
Kai verslas dar labiau išauga, galbūt verta investuoti į specializuotus įrankius kaip Crayon ar Kompyte konkurentų analizei, arba Meltwater žiniasklaidos stebėjimui. Bet net tada pagrindiniai principai išlieka tie patys – aiškus fokusas, struktūruota informacija, reguliari rutina.
Kai sistema tampa jūsų konkurenciniu pranašumu
Efektyvi naujienų stebėjimo sistema nėra apie tai, kad žinotumėte daugiau – ji apie tai, kad žinotumėte teisingus dalykus teisingiu metu ir galėtumėte veikti greičiau nei konkurentai. Po kelių mėnesių naudojant tokią sistemą, pradėsite pastebėti pokyčius.
Jūsų sprendimai tampa labiau pagrįsti duomenimis, o ne nuojauta. Kai diskutuojate apie produkto kryptį, turite faktus apie tai, ką daro konkurentai ir kur juda rinka. Kai planuojate rinkodaros kampaniją, žinote, kokios temos dabar dominuoja jūsų pramonėje. Kai klientas klausia apie tam tikrą funkciją, žinote, kaip ją sprendžia kiti rinkoje.
Reaguojate greičiau. Kai konkurentas pakeičia kainodarą ar paleidžia naują produktą, sužinote per 24 valandas, ne po mėnesio iš kliento komentaro. Kai pasikeičia reguliavimas, turite laiko prisitaikyti, o ne skubėti paskutinę minutę. Kai atsiranda nauja tendencija, galite būti tarp pirmųjų, kurie ją išnaudoja.
Sutaupote laiko kitiems dalykams. Vietoj chaotiško naršymo po naujienas ir socialines medijas, turite 15 minučių rutiną ir savaitinę apžvalgą. Likusį laiką galite skirti tam, kas tikrai kuria vertę – produkto kūrimui, klientų aptarnavimui, strateginiam planavimui.
Pats svarbiausias pokytis – nustojate jausti tą nuolatinį nerimą, kad praleižiate kažką svarbaus. Žinote, kad jūsų sistema pagaus tai, kas svarbu. Galite ramiai sutelkti dėmesį į savo darbą, o ne nuolat tikrinti naujienas bijodami kažko praleisti. Tai psichologinis pranašumas, kurio vertė sunkiai įkainojama, bet kuris daro didžiulį skirtumą kasdieniam produktyvumui ir sprendimų kokybei.
Sistema, kuri pradžioje atrodė kaip dar viena užduotis jūsų sąraše, tampa neatsiejama jūsų darbo dalimi – tokia pat natūralia kaip el. pašto tikrinimas, bet daug vertingesnė.