Kodėl naujienų stebėjimas yra kritiškai svarbus šiuolaikiniam verslui
Prisimenu vieną situaciją prieš kelerius metus, kai mano pažįstamas verslininkas prarado didžiulę sutartį tik todėl, kad laiku nesužinojo apie naujas rinkos tendencijas. Jo konkurentas buvo žingsniu priekyje – ne todėl, kad turėjo geresnį produktą, o tiesiog todėl, kad anksčiau sužinojo apie klientų poreikių pasikeitimą. Tai puikus pavyzdys, kodėl sisteminga naujienų stebėsena nėra prabanga, o būtinybė.
Šiandien informacija keliauja žaibo greičiu. Jūsų konkurentai gali paskelbti naują produktą, vyriausybė – priimti naują reguliavimą, o potencialus klientas – ieškoti sprendimo, kurį jūs galite pasiūlyti. Problema ta, kad visa ši informacija pasklinda įvairiuose šaltiniuose: naujienų portaluose, socialinėje žiniasklaidoje, specializuotuose leidiniuose, forumuose ir dar dešimtyje kitų vietų.
Daugelis verslininkų bando sekti naujienas chaotiškai – čia paskaitė Facebook įrašą, ten pastebėjo straipsnį LinkedIn, kartais užsuka į kelias naujienų svetaines. Toks požiūris yra kaip bandymas sugaudyti žuvis plika ranka – kartais pavyksta, bet dažniausiai tik išsisemiate. Jums reikia tinklo, ne atskirų bandymų.
Nuo ko pradėti: tikslų apibrėžimas ir prioritetų nustatymas
Prieš kurdami bet kokią sistemą, turite suprasti, kokios informacijos jums iš tikrųjų reikia. Tai skamba savaime suprantama, bet praktikoje daugelis žmonių praleidžia šį žingsnį ir vėliau skęsta informacijos sraute.
Sėskite ir užsirašykite konkrečius klausimus. Pavyzdžiui: Ką daro mano konkurentai? Kokie nauji produktai atsiranda rinkoje? Kaip keičiasi klientų elgesys mano sektoriuje? Kokie nauji įstatymai gali paveikti mano verslą? Kas kalba apie mano įmonę internete? Kokios naujos technologijos gali man padėti?
Kiekvienas verslas yra skirtingas. Jei dirbate su nekilnojamuoju turtu, jums bus svarbios naujienos apie statybų leidimus, palūkanų normas, urbanistines plėtros tendencijas. Jei esate IT įmonė, seksite technologijų naujienas, konkurentų produktų atnaujinimus, kibernetinio saugumo incidentus.
Prioritetų nustatymas taip pat kritiškai svarbus. Ne visos naujienos yra vienodai svarbios. Informacija apie tai, kad jūsų didžiausias konkurentas įsigijo naują įmonę, yra daug svarbesnė nei bendros rinkos tendencijos. Suskirstykite informaciją į tris kategorijas: kritiškai svarbi (reikia žinoti nedelsiant), svarbi (reikia žinoti per dieną ar dvi) ir naudinga (galima peržiūrėti, kai yra laiko).
Įrankių pasirinkimas: nuo paprastų iki pažangių sprendimų
Gera žinia ta, kad šiandien turime daugybę įrankių, kurie gali automatizuoti naujienų stebėjimą. Bloga žinia – jų tiek daug, kad lengva pasimesti. Pradėkime nuo paprasčiausių ir judėkime link sudėtingesnių.
Google Alerts yra puikus pradžios taškas ir visiškai nemokamas. Tiesiog nustatote raktinius žodžius – savo įmonės pavadinimą, konkurentų pavadinimus, svarbius terminus iš jūsų srities – ir Google jums atsiųs el. laišką, kai internete pasirodys naujas turinys su šiais žodžiais. Tai paprasta, bet veikia. Vienintelis trūkumas – kartais gauna per daug triukšmo, todėl reikia kruopščiai parinkti raktinius žodžius.
RSS skaitytuvai yra kitas puikus įrankis, nors daugelis žmonių apie juos jau pamiršo. Feedly ar Inoreader leidžia prenumeruoti dešimtis ar net šimtus naujienų šaltinių ir matyti visas naujienas vienoje vietoje. Galite susikurti kategorijas pagal temas ir peržiūrėti naujienas labai efektyviai. Aš asmeniškai per dieną peržiūriu apie 200 straipsnių antraštes per 15 minučių – tiesiog slenkant ir pažymint tai, kas atrodo įdomu.
Socialinės žiniasklaidos stebėjimo įrankiai, tokie kaip Hootsuite, Mention ar Brand24, leidžia sekti, kas apie jus ar jūsų sritį kalbama Twitter, Facebook, Instagram ir kitose platformose. Tai ypač svarbu reputacijos valdymui – jei kas nors skundžiasi jūsų produktu, norite žinoti apie tai kuo greičiau.
Profesionalesni sprendimai, tokie kaip Meltwater, Cision ar Talkwalker, siūlo daug pažangesnes funkcijas: sentimento analizę, konkurentų palyginimą, išsamias ataskaitas. Jie nėra pigūs – kainuoja nuo kelių šimtų iki kelių tūkstančių eurų per mėnesį – bet didelėms įmonėms ar PR agentūroms gali būti neįkainojami.
Šaltinių identifikavimas ir kuracija
Įrankiai yra tik pusė lygties. Kita pusė – žinoti, kur ieškoti informacijos. Daugelis žmonių klysta manydami, kad pakanka sekti keletą pagrindinių naujienų portalų. Tikrovėje vertingiausia informacija dažnai slypi specializuotuose šaltiniuose.
Pradėkite nuo savo srities specializuotų leidinių. Kiekviena pramonės šaka turi savo žurnalus, tinklaraščius, naujienlaiškius. Jei dirbate su maistu, sekite maisto pramonės leidinius. Jei su finansais – finansų naujienas. Šie šaltiniai dažnai skelbia informaciją daug anksčiau nei bendroji žiniasklaida.
Nepamiršite LinkedIn. Tai ne tik profesinio tinklaveikosi platforma – tai taip pat puikus informacijos šaltinis. Sekite savo srities lyderius, įtakingas įmones, ekspertus. Žmonės LinkedIn dažnai dalijasi įžvalgomis, kurias niekur kitur nerasite. Be to, galite prisijungti prie specializuotų grupių, kur profesionalai diskutuoja apie aktualijas.
Pramoninės asociacijos ir profesinės organizacijos taip pat yra puikūs informacijos šaltiniai. Jos dažnai skelbia tyrimus, ataskaitas, statistiką, kuri niekur kitur nėra prieinama. Jei dar nesate narys jokios tokios organizacijos savo srityje, rimtai pagalvokite apie tai.
Konkurentų svetainės ir tinklaraščiai turėtų būti jūsų stebėjimo sąraše. Užsiprenumeruokite jų naujienlaiškius, sekite jų socialinius tinklus. Taip sužinosite apie naujus produktus, akcijas, strategijos pokyčius. Kai kurie žmonės jaučiasi nejaukiai „šnipinėdami” konkurentus, bet tai nėra šnipinėjimas – tai tiesiog protinga verslo praktika.
Sistemos sukūrimas ir darbo srautų organizavimas
Turėti įrankius ir šaltinius yra viena, bet jei neturite sistemos, kaip su visa ta informacija dirbti, greitai pasijusite užversti. Čia ir prasideda tikrasis darbas.
Pirmiausia, nustatykite konkrečius laikus, kada tikrinsite naujienas. Tai gali būti rytas su kava, pietų pertrauka, vakaro pabaiga. Svarbu, kad tai būtų reguliaru ir nuoseklu. Aš rekomenduoju bent du kartus per dieną – rytą, kad sužinotumėte, kas įvyko per naktį, ir vakare, kad apžvelgtumėte dienos įvykius.
Sukurkite aiškią informacijos filtravimo sistemą. Kai gaunate naujieną, turite greitai nuspręsti: ar tai svarbu? Ar reikia veikti? Ar reikia pasidalinti su komanda? Ar tai tiesiog įdomu, bet ne aktualu? Turite turėti aiškius kriterijus, kaip tai vertinti, kitaip praleisite valandas skaitydami dalykus, kurie jums nieko neduoda.
Naudokite žymių ar kategorijų sistemą. Pavyzdžiui, galite turėti kategorijas: „Skubu”, „Konkurentai”, „Technologijos”, „Klientai”, „Reguliavimas”. Kai matote naujieną, iš karto ją pažymite. Vėliau galėsite greitai rasti tai, ko ieškote, arba parengti savaitinę apžvalgą pagal kategorijas.
Automatizuokite, kiek įmanoma. Daugelis įrankių leidžia nustatyti filtrus, kurie automatiškai išskiria svarbiausias naujienas. Pavyzdžiui, galite nustatyti, kad bet kokia naujiena, kurioje paminėtas jūsų didžiausias konkurentas ir žodis „bankrotas”, iš karto atsiųstų jums pranešimą telefonu. Arba kad visos naujienos su tam tikru raktiniu žodžiu automatiškai patektų į tam tikrą aplanką.
Komandos įtraukimas ir atsakomybių paskirstymas
Naujienų stebėjimas neturėtų būti tik vieno žmogaus darbas. Jei esate mažoje įmonėje, galbūt neturite pasirinkimo, bet jei turite komandą, išnaudokite ją.
Skirtingi žmonės gali stebėti skirtingas sritis. Pardavimų skyrius gali sekti konkurentų veiklą ir klientų atsiliepimus. Marketingo komanda – socialinę žiniasklaidą ir reklamos tendencijas. Produkto vystymo komanda – technologijų naujienas ir inovacijas. Vadovybė – strategines naujienas ir rinkos pokyčius.
Sukurkite paprastą komunikacijos protokolą. Kaip žmonės turėtų dalintis svarbia informacija? Ar tai bendra Slack kanalas? Savaitinis susitikimas? Bendras dokumentas? Svarbu, kad visi žinotų, kur ir kaip dalintis tuo, ką rado.
Skatinkite naujienų dalijimosi kultūrą. Kai kas nors randa įdomią informaciją ir ja pasidalija, pripažinkite tai. Galbūt net galite įvesti mažą prizą geriausiam mėnesio naujienų „medžiotojui”. Tai gali skambėti kvailai, bet žmonės mėgsta pripažinimą, ir tai skatina aktyvumą.
Tačiau būkite atsargūs su informacijos perpildymu. Jei kiekvienas darbuotojas pradės siųsti dešimtis straipsnių per dieną, niekas jų neskaitys. Nustatykite taisyklę: dalinkitės tik tuo, kas tikrai svarbu ar įdomu. Geriau viena kokybiškai atrinkta naujiena nei dešimt atsitiktinių.
Analizė ir veiksmų planavimas
Naujienų stebėjimas pats savaime nieko neduoda. Tikroji vertė atsiranda tada, kai tą informaciją paverčiate veiksmais. Tai yra dažniausiai praleidžiamas žingsnis.
Reguliariai (rekomenduoju bent kartą per savaitę) sėskite ir peržiūrėkite, ką sužinojote. Kokios tendencijos ryškėja? Ar yra kažkas, kas kartojasi? Ar matote galimybes ar grėsmes? Tai neturi būti ilgas procesas – net 30 minučių per savaitę gali duoti didelę vertę.
Užduokite sau klausimus: Ką tai reiškia mano verslui? Ar turime keisti strategiją? Ar yra galimybė, kurią galime išnaudoti? Ar yra problema, kurią turime išspręsti? Pavyzdžiui, jei pastebite, kad keli konkurentai pradėjo siūlyti nemokamą pristatymą, galbūt ir jums reikia apie tai pagalvoti.
Sukurkite veiksmų planą. Jei identifikavote galimybę ar grėsmę, kas konkrečiai turėtų būti daroma? Kas už tai atsakingas? Koks terminas? Neužtenka tiesiog žinoti – reikia veikti. Aš rekomenduoju turėti paprastą lentelę ar dokumentą, kur užsirašote: data, naujiena, išvada, veiksmas, atsakingas asmuo, terminas.
Matuokite rezultatus. Ar jūsų naujienų stebėjimo sistema duoda naudos? Ar ji padėjo jums laimėti naujų klientų? Ar išvengėte problemų? Ar padarėte geresnius sprendimus? Jei nematote jokios naudos, galbūt reikia peržiūrėti savo sistemą.
Kaip išlikti efektyviam ir neprisisotinti informacijos
Viena didžiausių naujienų stebėjimo problemų yra tai, kad galite lengvai praleisti valandas skaitydami naujienas ir vis tiek jaustis, kad kažko praleidote. Informacijos perpildymas yra tikras dalykas, ir jis gali būti paralyžuojantis.
Nustatykite aiškius laiko limitus. Pavyzdžiui, 30 minučių ryte ir 30 minučių vakare naujienoms. Kai laikas baigiasi, sustokite. Taip, galbūt praleisite kažką, bet tai geriau nei praleisti pusę dienos skaitant naujienas.
Mokykitės greitai skaityti antraštes ir santraukas. Jums nereikia skaityti kiekvieno straipsnio nuo pradžios iki pabaigos. Dažniausiai antraštė ir pirmasis paragrafas pasako viską, ko jums reikia žinoti. Jei kažkas atrodo tikrai svarbu, tada skirkite laiko gilesniam skaitymui.
Naudokite „skaitysiu vėliau” funkcijas. Visi pagrindiniai įrankiai turi galimybę išsaugoti straipsnius vėlesniam skaitymui. Jei matote kažką įdomaus, bet neturite laiko dabar, išsaugokite ir grįžkite vėliau. Aš rekomenduoju turėti vieną valandą per savaitę, skirtą tokių straipsnių skaitymui.
Periodiškai peržiūrėkite ir valykite savo šaltinius. Kas kelis mėnesius pažiūrėkite, kurie šaltiniai duoda jums didžiausią vertę, o kurie tik užkemša jūsų srautą. Nebijokite atsisakyti šaltinių, kurie nebeprisideda prie jūsų tikslų. Jūsų poreikiai keičiasi, ir jūsų naujienų šaltiniai turėtų keistis kartu.
Kai viskas susideda į vieną visumą
Efektyvi naujienų stebėjimo sistema nėra vienkartinis projektas – tai nuolatinis procesas, kuris auga ir keičiasi kartu su jūsų verslu. Pradėkite paprastai: identifikuokite kelis svarbiausius klausimus, kuriuos norite stebėti, pasirinkite vieną ar du įrankius, nustatykite reguliarų laiką naujienoms tikrinti.
Nebandykite iš karto sukurti tobulos sistemos. Pradėkite su pagrindu ir laipsniškai tobulinkite. Galbūt pirmą mėnesį tiesiog naudosite Google Alerts ir RSS skaitytuvą. Po to pridėsite socialinės žiniasklaidos stebėjimą. Dar vėliau – įtrauksite komandą. Tai yra maratonas, ne sprintas.
Svarbiausias dalykas – nuoseklumas. Geriau kasdien skirti 20 minučių naujienų stebėjimui nei kartą per mėnesį praleisti visą dieną bandant susivokti, kas vyksta. Informacija šiandien yra viena svarbiausių konkurencinių pranašumų, ir tie, kurie ją efektyviai renka ir naudoja, turi didžiulį pranašumą prieš tuos, kurie to nedaro.
Jūsų sukurta sistema turėtų tapti natūralia jūsų darbo rutinos dalimi, kaip el. pašto tikrinimas ar susitikimų planavimas. Kai tai įvyksta, pastebėsite, kad priimate geresnius sprendimus, greičiau reaguojate į pokyčius ir esate žingsniu priekyje konkurentų. Ir nėra geresnio jausmo nei žinoti, kas vyksta jūsų rinkoje, ir turėti planą, kaip tai panaudoti savo naudai.