Kodėl popieriniai lapeliai nebepakanka šiuolaikiniame gyvenime
Prisipažinsiu atvirai – dar prieš keletą metų buvau tas žmogus, kuris turėjo lipnių lapelių visur: ant monitoriaus, šaldytuvo, darbo stalo, net ant automobilio prietaisų skydelio. Atrodė, kad taip viskas kontroliuojama, bet realybė buvo visai kitokia. Svarbūs dalykai prarasdavo, prioritetai pasikeisdavo, o aš nuolat jausčiausi bėgantis paskui savo užduotis, o ne jas valdantis.
Kai pagaliau nusprendžiau išbandyti skaitmeninę užduočių dėžutę, pirmiausia buvau skeptiškas. Dar viena programa? Dar vienas įrankis, kurį reikės išmokti naudoti? Bet po kelių savaičių supratau, kad tai ne tiesiog technologinis sprendimas – tai visiškai kitoks požiūris į savo laiko ir dėmesio valdymą. Ir ne, nereikia būti IT specialistu, kad tai veiktų jums.
Pirmasis žingsnis: pasirinkti tinkamą įrankį (ir tai ne taip paprasta, kaip atrodo)
Rinkoje yra dešimtys, jei ne šimtai užduočių valdymo programų. Todoist, Trello, Asana, Microsoft To Do, TickTick, Notion – sąrašas nesibaigiantis. Kai pradėjau ieškoti, praleisdavau daugiau laiko tyrinėdamas įrankius nei iš tikrųjų dirbdamas su jais.
Štai ko išmokau: nėra vieno idealaus įrankio visiems. Tai priklauso nuo jūsų darbo stiliaus, poreikių ir net asmenybės. Jei esate vizualus žmogus, kuris mėgsta matyti viską kaip korteles ant lentos – Trello ar panašūs įrankiai bus jūsų draugai. Jei labiau mėgstate paprastus sąrašus su galimybe greitai pridėti užduotis – Todoist ar Microsoft To Do puikiai tiks.
Mano asmeninis patarimas: nepirkite premium versijos pirmus mėnesius. Išbandykite nemokamą versiją bent 2-3 savaites. Per tą laiką suprasite, ar įrankis tinka jūsų darbo ritmui. Aš asmeniškai išbandžiau apie penkis skirtingus įrankius, kol radau tą, kuris man tikrai veikia. Ir žinote ką? Tai nebuvo tas, kuris turėjo daugiausiai funkcijų ar geriausias atsiliepimus – tai buvo tas, kurį aš natūraliai norėdavau atidaryti kiekvieną dieną.
Kaip sukurti sistemą, kuri iš tikrųjų veikia (ne tik atrodo gražiai)
Didžiausia klaida, kurią dariau pradžioje – bandžiau sukurti tobulą sistemą. Turėjau kategorijas, subkategorijas, žymes, prioritetus, terminus… Ir žinote kas nutiko? Po savaitės viskas virto chaotiška maišalyne, nes sistema buvo per sudėtinga palaikyti.
Pradėkite paprastai. Labai paprastai. Aš dabar naudoju tik tris pagrindines kategorijas: „Šiandien”, „Šią savaitę” ir „Vėliau”. Taip pat turiu atskirą kategoriją „Laukiantys” – tai užduotys, kurios priklauso nuo kitų žmonių atsakymų ar veiksmų. Ir viskas. Jokių sudėtingų hierarchijų.
Štai konkretus pavyzdys, kaip tai atrodo praktiškai: kai man į galvą ateina nauja užduotis ar idėja, aš ją iš karto įrašau į „Vėliau” kategoriją. Kiekvieną pirmadienio rytą skiriu 15 minučių peržiūrėti „Vėliau” sąrašą ir perkelti aktualius dalykus į „Šią savaitę”. O kiekvieną vakarą prieš baigdamas darbus, peržiūriu rytojaus užduotis ir pasirenku 3-5 svarbiausias, kurias perkeliu į „Šiandien”.
Kodėl tik 3-5 užduotis dienai? Nes tai realu. Mes visi mėgstame galvoti, kad per dieną nuveikime dešimt didelių darbų, bet realybė tokia, kad jei tikrai kokybiškai atliksite 3-4 svarbias užduotis – tai jau puiki diena.
Prioritetų nustatymo menas (arba kaip nustoti jausti kaltę dėl neatliktų darbų)
Viena didžiausių problemų naudojant bet kokią užduočių valdymo sistemą – viskas atrodo svarbu. Ir kai viskas svarbu, nieko nėra svarbu. Skamba kaip filosofija, bet tai tiesiog realybė.
Aš naudoju modifikuotą Eisenhowerio matricą, bet supaprastintą versiją. Užuot skirstęs užduotis į keturis kvadrantus (skubu ir svarbu, skubu bet nesvarbu ir t.t.), aš tiesiog klausiu savęs dviejų klausimų:
Pirmas klausimas: Ar tai artina mane prie mano tikslų? Ne abstrakčių tikslų, o konkrečių, apčiuopiamų dalykų, kuriuos noriu pasiekti šį mėnesį ar šį ketvirtį.
Antras klausimas: Kas nutiks, jei šito nepadarysiu šiandien? Jei atsakymas „nieko baisaus”, tai užduotis gali palaukti.
Pavyzdžiui, el. pašto dėžutės sutvarkymas gali atrodyti svarbus (ir tikrai gali būti), bet jei tai nepadeda man užbaigti projekto, kurį turiu pristatyti šią savaitę – tai gali palaukti. Taip, turėsiu 47 neperskaitytus laiškus, bet projektas bus baigtas.
Dar vienas triukas, kuris man padeda: naudoju „dviejų minučių taisyklę”. Jei užduotis užtrunka mažiau nei dvi minutes – darau ją iš karto, neįtraukdamas į sistemą. Tai padeda išvengti situacijos, kai užduočių sąrašas prikimštas smulkių dalykų, kurie tik sukelia stresą.
Kaip įveikti pagundą viską atidėlioti rytojui
Tiesą sakant, skaitmeninė užduočių dėžutė gali tapti puikiu atidėliojimo įrankiu. Taip, girdėjote teisingai. Labai lengva praleisti valandą perorganizuojant užduotis, keičiant prioritetus, pridedant žymes ir terminus, bet iš tikrųjų nieko nedarant.
Aš tai vadinu „produktyvumo iliuzija”. Jaučiatės dirbantis, bet iš tikrųjų tik žaidžiate su savo užduočių sąrašu. Kaip su tuo kovoti?
Pirmiausia, nustatykite sau taisyklę: užduočių peržiūra negali užtrukti ilgiau nei 15 minučių ryte ir 10 minučių vakare. Viskas. Jei pastebite, kad praleidžiate daugiau laiko organizuodami užduotis nei jas atlikdami – sustokite ir pergalvokite savo sistemą.
Antra, naudokite laikmačius. Aš asmeniškai didelis Pomodoro technikos fanas. Kai pradedu užduotį, nustatau 25 minučių laikmatį ir dirbu tik prie tos vienos užduoties. Jokių el. pašto tikrinimų, jokių socialinių tinklų, jokio daugiafunkcinio darbo. Tik viena užduotis. Po 25 minučių – 5 minučių pertrauka.
Ir štai dar kas svarbu: leiskite sau atidėti užduotis, bet sąmoningai. Jei matote, kad kažkas nuolat keliauja iš dienos į dieną – galbūt tai nėra tokia svarbi užduotis, kaip manote? Galbūt ją galima ištrinti? Arba galbūt reikia ją suskaidyti į mažesnius žingsnius?
Sinchronizacija tarp įrenginių: kodėl tai keičia žaidimo taisykles
Vienas didžiausių skaitmeninės užduočių dėžutės privalumų, kurį pradžioje neįvertinau – galimybė pasiekti savo užduotis iš bet kurio įrenginio. Skamba kaip akivaizdu, bet praktikoje tai pakeičia viską.
Stovite eilėje parduotuvėje? Galite greitai patikrinti, ar nepamiršote nieko svarbaus. Važiuojate autobusu? Galite suplanuoti rytojaus dieną. Gulite lovoje ir staiga prisimenate, kad rytoj reikia paskambinti dantų gydytojui? Įrašote į telefoną, ir tai automatiškai atsiranda jūsų kompiuteryje.
Bet čia yra ir pavojus. Kai užduotys visada pasiekiamos, gali atsirasti jausmas, kad niekada neatsitraukiate nuo darbo. Todėl labai svarbu nustatyti ribas. Aš asmeniškai išjungiu darbo užduočių pranešimus po 19 val. vakaro ir savaitgaliais. Taip, jos vis tiek yra sistemoje, bet aš apie jas negalvoju, kol neateis darbo laikas.
Dar vienas patarimas: naudokite vietinės vietos funkcijas, jei jūsų programa jas palaiko. Pavyzdžiui, galite nustatyti, kad primintų nupirkti pieną, kai būsite netoli parduotuvės. Arba primintų pasikalbėti su kolega, kai būsite biure. Tai gali atrodyti kaip smulkmena, bet praktikoje labai padeda.
Komandinis darbas ir užduočių dalijimasis (kai dirbi ne vienas)
Jei dirbate komandoje ar tiesiog turite šeimos reikalų, kuriuos reikia koordinuoti su partneriu, užduočių dalijimasis tampa neįkainojamas. Bet čia reikia būti atsargiems, kad tai netaptų dar vienu komunikacijos kanalu, kuris sukelia daugiau chaoso nei naudos.
Mano patirtis su komandine užduočių valdymo sistema buvo mišri. Iš pradžių bandėme viską dėti į bendrą sistemą – ir darbo projektus, ir smulkius administracinius klausimus, ir idėjas ateičiai. Rezultatas? Niekas nebežinojo, kas svarbu, o kas gali palaukti.
Dabar naudojame tokią taisyklę: bendrojoje sistemoje yra tik užduotys, kurios tikrai reikalauja kelių žmonių įsitraukimo arba kurios turi įtakos visiems. Visa kita – asmeninėse sistemose. Ir tai veikia daug geriau.
Jei naudojate užduočių sistemą šeimoje (pavyzdžiui, namų ruošos ar vaikų veiklų koordinavimui), būkite dar paprastesni. Mano žmona ir aš turime bendrą „Šeimos reikalai” projektą, kur yra tik svarbiausi dalykai: mokėjimai, kuriuos reikia atlikti, vaiko vizitai pas gydytojus, didesnės namų ruošos užduotys. Smulkmenos lieka už šios sistemos ribų, nes kitaip tai virsta mikromanagementu.
Kai sistema nebeveikia: kaip atpažinti ir ką daryti
Būkime sąžiningi – jokia sistema neveiks amžinai be pakeitimų. Gyvenimas keičiasi, prioritetai keičiasi, darbo pobūdis keičiasi. Ir tai, kas veikė prieš pusmetį, gali nebetikti dabar.
Kaip suprasti, kad jūsų sistema nebefunkcionuoja? Štai keletas ženklų, kuriuos pastebėjau savo patirtyje:
Jei vis dažniau vengia atidaryti savo užduočių programą – tai blogas ženklas. Sistema turėtų padėti, o ne kelti stresą. Jei kiekvieną kartą atidarius matote šimtus užduočių, kurios jau seniai neaktualios – laikas didžiojo valymo.
Jei nuolat jaučiatės kaltas dėl neatliktų užduočių – galbūt problema ne jūsų produktyvume, o per didelėse lūkesčiuose. Galbūt reikia mažiau užduočių, o ne geresnės organizacijos.
Jei pastebite, kad svarbūs dalykai vis tiek prarandami ar pamirštami – sistema per sudėtinga arba netinkama jūsų darbo stiliui.
Ką daryti tokiais atvejais? Aš kas kelis mėnesius darau tai, ką vadinu „užduočių bankrotu”. Ištrinu viską, kas nebuvo paliesta daugiau nei mėnesį. Taip, VISKĄ. Jei tai tikrai svarbu – vėl atsiras. Jei ne – vadinasi, ir nebuvo tokia svarbi užduotis.
Paskui pradedu iš naujo su tuščia lenta. Įrašau tik tai, kas tikrai aktualu dabar. Ir žinote ką? Kiekvieną kartą po tokio „bankroto” jaučiuosi neįtikėtinai palengvėjęs. Tarsi numesčiau 20 kilogramų nuo pečių.
Produktyvumas – tai ne apie daugiau, o apie geriau
Po kelių metų eksperimentavimo su skaitmeninėmis užduočių dėžutėmis supratau vieną pagrindinį dalyką: tikslas nėra padaryti daugiau. Tikslas – padaryti tai, kas tikrai svarbu, ir turėti energijos bei laiko tam, kas teikia džiaugsmą.
Mano užduočių sąrašas dabar yra trumpesnis nei bet kada anksčiau. Bet aš nuveikiu daugiau prasmingų dalykų. Kaip tai įmanoma? Nes išmokau sakyti „ne” tam, kas nesvarbu. Išmokau atpažinti skirtumą tarp skubaus ir svarbaus. Išmokau, kad kartais geriausias produktyvumo įrankis – tai išjungti kompiuterį ir eiti pasivaikščioti.
Skaitmeninė užduočių dėžutė – tai tik įrankis. Ji negali pakeisti aiškių prioritetų, sąmoningo sprendimų priėmimo ir sveiko proto. Bet kai naudojama protingai, ji gali būti neįtikėtinai galinga. Ji atlaisvina jūsų protą nuo būtinybės viską atsiminti, leidžia matyti didesnį vaizdą ir padeda sutelkti dėmesį į tai, kas tikrai svarbu.
Tad pradėkite paprastai. Išbandykite vieną įrankį. Sukurkite paprastą sistemą. Naudokite ją bent mėnesį. Pritaikykite pagal savo poreikius. Ir nepamirškite – jei sistema jums nesukelia džiaugsmo ar bent jau palengvėjimo, ji tikriausiai netinkama. Ieškokite toliau. Jūsų idealus sprendimas yra kažkur ten, ir kai jį rasite – pajusite.