Kodėl dauguma mokyklinių parodų baigiasi chaotiškai
Kiekvienais metais tūkstančiai mokyklų organizuoja parodas – meno, mokslo, technologijų ar kitokias. Ir kiekvienais metais dauguma jų tampa tuo pačiu chaotiškų užkulisių, paskutinės minutės sprendimų ir išsekusių mokytojų istorija. Problema ne ta, kad trūksta entuziazmo ar gerų idėjų. Problema ta, kad organizatoriai dažniausiai pradeda nuo ne tos pusės.
Tipinė situacija: kažkas susidomėjęs mokytojas ar administratorius sako „padarykime parodą!”, visi pritaria, ir tada prasideda… na, beveik nieko. Kelios savaitės praeina diskusijose, kas už ką atsakingas, kokia turėtų būti tema, ar reikia kvietimų. Paskui staiga paaiškėja, kad paroda jau po trijų savaičių, o niekas net nepasirinko vietos.
Idėja nėra planas (ir kodėl tai svarbu)
Pirmasis ir didžiausias klaidingas įsitikinimas: gera idėja yra pusė darbo. Ne, ji nėra. Ji yra gal penki procentai darbo. Idėja „padarykime mokslo parodą” yra tik abstraktus troškimas. Planas – tai kai žinote, kad trečiadienį 15 val. Jurgita su Toma kabins stendus B korpuso koridoriuje, o ketvirtadienį 10 val. atvažiuos tiekėjas su papildomomis lempomis.
Štai ką turėtumėte padaryti pirmąją dieną po to, kai nusprendėte organizuoti parodą:
Nustatykite tikslią datą ir vietą. Ne „balandžio pabaigoje” ar „sporto salėje ar koridoriuje”. Konkreti data, konkretus laikas, konkreti vieta. Jei negalite to padaryti – dar neturite teisės kalbėti apie parodą.
Suformuokite branduolinę komandą. Trys-penki žmonės, kurie tikrai dalyvaus. Ne „galbūt padės, jei turės laiko”, o žmonės, kurie pasirašo krauju (arba bent jau el. paštu patvirtina), kad bus.
Nustatykite biudžetą. Net jei jis lygus nuliui. Ypač jei jis lygus nuliui – tada žinosite, kad negalite nieko pirkti ir turite dirbti su tuo, kas yra.
Kas iš tiesų turėtų vadovauti procesui
Mokyklose dažnai vadovavimas parodai atitenka tam, kuris arba garsiai neprieštaravo, arba buvo per lėtas pabėgti iš pasitarimo. Tai katastrofiškas požiūris. Parodos koordinatoriui reikalingos labai konkrečios savybės, ir jos neturi nieko bendra su tuo, ar žmogus mėgsta meną ar mokslą.
Jums reikia žmogaus, kuris:
– Sugeba pasakyti „ne” ir nustatyti ribas
– Nesibodi siųsti priminimo el. laiškų po priminimo el. laiškų
– Gali priimti sprendimus greitai, net jei jie nebus tobuli
– Nepanikuoja, kai kas nors neišdega
Pastebėjote, ko čia nėra? Kūrybiškumo, vizijos, įkvėpimo. Tie dalykai svarbūs, bet ne koordinatoriui. Koordinatorius yra projekto vadybininkas, ne menininkas. Jei tas pats žmogus turi abi savybes – puiku. Bet jei reikia rinktis – rinkitės organizatorių, ne svajotoją.
Laiko planavimas be iliuzijų
Štai kaip mokyklose paprastai planuojamas laikas: „Mums reikia dviejų savaičių darbams paruošti, savaitės eksponatams surinkti, ir dar savaitės viską suorganizuoti. Vadinasi, pradėkime prieš mėnesį.”
O štai kaip iš tikrųjų vyksta: pirmą savaitę niekas nieko nedaro, nes „dar daug laiko”. Antrą savaitę prasideda diskusijos, kokio formato turėtų būti eksponatai. Trečią savaitę paaiškėja, kad pusė dalyvių apie parodą jau pamiršo. Ketvirtą savaitę visi dirba naktimis ir keikia dieną, kai sutiko dalyvauti.
Realistiškas laiko planas mokyklos parodai:
8-10 savaičių iki parodos: koncepcijos patvirtinimas, komandos sudarymas, vietos ir datos rezervavimas.
6-8 savaitės: dalyvių registracija, techninių reikalavimų išsiuntinimas, biudžeto patvirtinimas.
4-6 savaitės: eksponatų kūrimas, reguliarūs susitikimai su dalyviais (ne el. laiškai – susitikimai).
2-4 savaitės: pirmieji eksponatų patikrinimai, logistikos detalės, savanorių instruktavimas.
Paskutinė savaitė: tik techniniai dalykai – kabinimas, apšvietimas, nuorodų spausdinimas. Jokių naujų idėjų ar pakeitimų.
Taip, tai atrodo kaip per daug laiko. Bet geriau turėti dvi papildomas savaites rezerve, nei dvi savaites per mažai.
Eksponatų atranka: kodėl negalima priimti visko
Viena didžiausių mokyklinių parodų problemų – noras įtraukti visus ir viską. Suprantu, tai mokykla, čia svarbu dalyvavimas, ne rezultatas. Bet paroda, kurioje eksponuojama 150 darbų, iš kurių 100 yra vidutiniški, niekam neįdomūs ir prastai pristatyti, nėra gera paroda. Tai tik sienų užkamšymas.
Jums reikia atrankos kriterijų. Taip, net mokykloje. Ne dėl to, kad norite žmones įžeisti, bet dėl to, kad norite, jog paroda būtų verta apsilankymo. Keli praktiniai principai:
Nustatykite maksimalų eksponatų skaičių. Jei turite 20 metrų sienų, neplanuokite 50 plakatų. Geriau 15 gerai išdėstytų nei 50 ant vienas kito.
Turėkite minimalius techninius reikalavimus. Jei tai stendas – nurodykite dydį. Jei eksperimentas – ar jis turi veikti, ar gali būti tik aprašymas. Jei meno kūrinys – kokio formato jis turi būti, kad tilptų.
Leiskite žmonėms pateikti kelis darbus, bet eksponuoti tik geriausius. Mokinys gali sukurti tris paveikslus, bet parodoje kabinti vieną ar du. Tai ne bausmė – tai kuratorystė.
Ir taip, turėsite susidoroti su nusivylusiais tėvais ir mokytojais. Bet geriau vienas pokalbis apie tai, kodėl darbas nebuvo priimtas, nei visa mokykla klausinėja, kodėl paroda tokia prasta.
Logistika, kuri niekada nebūna paprasta
Jei manote, kad sunkiausia dalis yra sugalvoti koncepciją ir surinkti eksponatus – turiu blogų žinių. Sunkiausia dalis yra užtikrinti, kad parodos dieną būtų stalai, kėdės, apšvietimas, ir kad kas nors žinotų, kur yra prailgintuvas.
Erdvės planavimas: Nueikite į vietą su rulete ir pieštuku. Ne telefonų žingsnių skaičiuokle – normaliu rulete. Išmatuokite, kiek vietos iš tikrųjų turite. Nubrėžkite planą. Jei negalite nubraižyti plano – negalite organizuoti parodos.
Elektra: Kur yra lizdai? Kiek jų? Kokios galios? Ar galite naudoti šakotuves? Ar žinote, kur yra saugiklių skydas, kai ką nors išjungsite? Šie klausimai atrodo juokingi, kol parodos dieną turite 15 kompiuterių ir tris lizdus.
Apšvietimas: Mokyklos koridoriai paprastai apšviesti taip, kad matyti, kur eini, o ne taip, kad matyti meno kūrinius ar smulkius tekstus. Ar turite papildomų lempų? Ar galite jas pritvirtinti? Ar jos neapakina žiūrovų?
Kabinimo sistema: Kaip tvirtinsite eksponatus? Jei tai sienos – ar galite į jas kalti? Jei ne – turite turėti stendus. Jei turite stendus – ar jie stabilūs? Ar nevirsta, kai kažkas prieina per arti?
Šie dalykai nėra įdomūs. Bet būtent jie lemia, ar jūsų paroda atrodys profesionaliai, ar kaip mokyklinė mugė.
Komunikacija, kuri iš tikrųjų veikia
El. laiškai nemirė, bet jie tikrai nebėra efektyvus būdas organizuoti parodą. Vidutinis mokytojas gauna 50-100 el. laiškų per dieną. Jūsų žinutė apie parodą yra tik viena iš jų, ir tikimybė, kad ji bus perskaityta ir įsiminta, artima nuliui.
Kas veikia geriau:
Fiziniai susitikimai. Trumpi, 15 minučių, kas savaitę ar kas dvi savaites. Su darbotvarkė, kuri išsiunčiama prieš dieną. Su protokolu, kuris išsiunčiamas po valandos.
Bendra užduočių lentelė. Google Sheets, Trello, net paprasta Excel lentelė, kuri prieinama visiems. Kur matosi, kas už ką atsakingas ir koks terminas. Ne „Petras pasirūpins stendais”, o „Petras užsako 10 stendų iki vasario 15 d.”
Vienas komunikacijos kanalas. Ne el. paštas + WhatsApp + Messenger + asmeniniai pokalbiai koridoriuje. Vienas kanalas, kuriame vyksta visa komunikacija. Jei kas nors sako „bet aš tau rašiau WhatsApp” – atsakymas yra „jei nerašei [pasirinktas kanalas], tai neegzistuoja”.
Priminimų sistema. Žmonės užmiršta. Visi užmiršta. Net tie, kurie prisiekė, kad neužmirš. Siųskite priminimus prieš savaitę, prieš tris dienas, prieš dieną. Taip, tai erzina. Bet žinote, kas erzina labiau? Kai parodos dieną paaiškėja, kad niekas neatnešė to, ką žadėjo.
Kai viskas eina ne pagal planą (o taip bus)
Parodos dieną kažkas nepavyks. Tai ne pesimizmas – tai statistika. Kažkas susirgš, kažkas pamiršis, kažkas suges, kažkas netelps. Jūsų sėkmė priklauso ne nuo to, ar pavyks išvengti problemų, o nuo to, kaip greitai jas išspręsite.
Turėkite atsarginį planą bent šiems dalykams:
– Kas pavaduos pagrindinį koordinatorių, jei jis negalės dalyvauti
– Kur gausit papildomų kabinimo priemonių, jei pritrūks
– Kas sutvarko eksponatą, jei autorius nepasirodė
– Kaip perorganizuosite erdvę, jei dalyvių bus mažiau ar daugiau nei tikėjotės
– Kas sutinka svečius, jei paskirtas žmogus vėluoja
Ir pats svarbiausias patarimas: parodos dieną nesiginčykite. Jei kažkas ne taip – arba greitai pataisykite, arba priimkite ir judėkite toliau. Diskusijos apie tai, kieno kaltė ir kaip turėjo būti, gali palaukti iki kitos dienos.
Ką daryti, kad kitąmet būtų lengviau
Jei jūsų paroda pavyko – sveikinu. Jei ne – dar geriau, nes išmokote daugiau. Bet ir vienu, ir kitu atveju, svarbiausias dalykas, kurį galite padaryti dabar, – dokumentuoti.
Ne formalų ataskaitą, kurią niekas niekada neperskaitys. Praktinį dokumentą, kuris kitąmet sutaupys jums savaičių darbo:
Kas pavyko: Konkretūs sprendimai, kurie veikė. „Eksponatų registracija per Google Forms sutaupė daug laiko” arba „Savanorių instruktavimas prieš dieną buvo naudingas”.
Kas nepavyko: Ir svarbiausia – kodėl. „Nepakako stendų” – ne, tai ne analizė. „Nepakako stendų, nes skaičiavome tik pagrindinius eksponatus ir pamiršome, kad reikės vietos aprašams ir nuorodoms” – štai tai analizė.
Sąmatų ir tiekėjų sąrašas: Kiek kainavo, kas tiekė, ar buvo patenkinti. Kitąmet nereikės visko ieškoti iš naujo.
Laiko planavimas: Kada pradėjote, kada kas buvo padaryta, ar terminas buvo realistiškas. Jei pradėjote prieš 6 savaites ir vos spėjote – kitąmet pradėkite prieš 8.
Kontaktai: Visų, kas dalyvavo – organizatorių, tiekėjų, savanorių, svečių. Žmonės, kurie padėjo šįkart, greičiausiai padės ir kitąmet.
Mokyklos turi tendenciją kiekvienais metais pradėti nuo nulio, nes žmonės keičiasi, atmintis blunka, ir niekas neužrašė, kaip buvo. Nedarykite šitos klaidos. Geras dokumentas, sukurtas per valandą po parodos, sutaupys jums dešimtis valandų kitąmet.
Ir paskutinis dalykas: mokyklos paroda nėra Venecijos bienalė. Ji neturi būti tobula. Ji turi būti pakankamai gera, kad mokiniai pasidžiaugtų savo darbais, mokytojai nepersidirbintų, ir svečiai išeitų su įspūdžiu, kad mokykla žino, ką daro. Jei tai pasiekėte – jau sėkmė. Viskas kita – tik priedas.